¿Quién nunca se lamentó al notar que perdió un día entero haciendo cosas inútiles sin lograr finalizar la única cosa verdaderamente importante que tenía que hacer? ¿O a quién nunca le ha tomado todo un día hacer un trabajo bastante simple? En el argot de administración y gestión esto se conoce como Ley de Parkinson, según la cual “el trabajo se aplaza a fin de ocupar todo el tiempo disponible para su realización”.
Según el creador de esta ley, el historiador Cyril Northcote Parkinson, los humanos tendemos a ajustarnos a emplear todo el tiempo disponible para realizar determinada tarea, por más simple que esta sea. Por ejemplo, si tienes disponible un día entero para redactar un artículo que solo te tomará una hora, tiendes a gastar todo el día en terminarlo.
Evidentemente, esta ley hace referencia a un comportamiento que puede evitarse. De hecho, hay algunos hábitos que favorecen a la pérdida de productividad. Conoce cinco de los más comunes y procura evitarlos a toda costa.
Ser multitareas.
A diferencia de las computadoras, los humanos debemos aceptar que somos incapaces de ejecutar más de una cosa que requiera de concentración al mismo tiempo. Lees un libro o ves la televisión, escribes un ensayo o lees un artículo en Internet. Hacer esta clase de cosas al mismo tiempo es algo imposible.
De hecho, lo único que haces es alternar entre tareas y perder más tiempo del que deberías, pues pierdes la concentración cada vez que dejas de hacer una cosa para enfocarte en otra.
Trabajar con la bandeja de mensajes abierta.
Leer y responder correos electrónicos mientras trabajas encaja en la categoría de “hacer más de una cosa al mismo tiempo”, por lo que la regla listada allá arriba también es aplicable en este contexto. Entre las personas productivas es una práctica común solo revisar el correo electrónico en momentos específicos del día; por ejemplo: por la mañana, después de la comida o en la tarde antes de retirarte.
Pero no se trata de ignorarlo todo, puedes hacerles saber a tus compañeros de trabajo que si tienen algo urgente que tratar contigo, lo mejor es que te regalen una llamada.
Buscar cosas inútiles en Google.
Imagina que estás concentrado en el trabajo, pero de pronto decides hacer una pequeña pausa y miras por la ventana, allí observas una nube cargada y empiezas a preguntarte si lloverá más tarde. Después a tu mente llega el recuerdo de la forma en que tu abuelo podía predecir el clima apenas observando el cielo, y decides investigar en Google cómo diablos hacer eso pues también quieres aprender. Una hora después, te encuentras a ti mismo viendo un documental sobre los Antiguos Astronautas y no tienes idea de cómo llegaste allí.
Es un poco perturbador verse a uno mismo investigando sobre armas secretas milenarias, naves vimanas, seres o civilizaciones que habitan en el núcleo terrestre cuando hace apenas unos minutos tenías toda la determinación del mundo para terminar un informe, pero en ocasiones estos grandes enigmas de la vida explotan en nuestra cabeza y la única forma de canalizarlos es arrojarlos sobre el buscador de Google.
Debes saber que este es un hábito terrible cuando tienes trabajo por terminar. Abandonar una tarea para realizar otra disipa tu concentración y te hace perder tiempo valioso. Cuando se te venga a la mente algo sobre lo que quieras investigar, una buena práctica es anotarlo en un papel y regresar a lo que estabas haciendo. Sí, estamos de acuerdo en que también es una interrupción, pero ya habías perdido la concentración de todas formas y ahora estás lidiando con esto de una forma que no te hace perder más tiempo.
No dar prioridad a las cosas.
Es ideal tener a la mano un plan B para tu vida en caso de que las cosas no sucedan como esperas, y quizá hasta tener un plan C. Pero muchas personas proporcionan el mismo peso a todos estos planes mientras abordan objetivos menos importantes. Es importante tener intereses diversos y variar las actividades, pero si pierdes de vista las cosas que son más importantes para ti, quedarás a la deriva y sin saber por qué estás haciendo determinadas cosas.
Esto no solo aplica a un proyecto de vida, también sirve en el planeamiento de las tareas cotidianas. Por eso, siempre acuérdate de establecer prioridades. Anota todos tus planes y después separa los dos o tres que son verdaderamente importantes, y enfócate en esos.
Lo mismo con tus actividades diarias: organízalas por orden de importancia y sigue ese orden a la hora de ejecutarlas. Así, si no alcanzas a finalizar algo durante ese día, por lo menos habrás hecho lo más indispensable. Es muy probable que termines dándote cuenta que las tareas del fondo de la lista son prescindibles, o quizá que lo mejor es delegarlas a otras personas.
Dejar las tareas más importantes para el final.
Imagina que llegas al trabajo en un estado entre el sueño y la lucidez, por lo que decides empezar con las tareas más fáciles y dejar lo más pesado, y más importante, para después. Si este es tu caso, debes saber que vas por el camino equivocado. Puede parecer la elección más inteligente, pero sus efectos van contra ti: no solo nuestra energía, sino también nuestra fuerza de voluntad disminuye a medida que transcurre el día.
Entonces, si dejas aquello que es más importante para después, las posibilidades de que no lo termines son elevadas. Da prioridad a las cosas, de preferencia una noche antes, y empieza el día atacando aquello que deba hacerse primero.